【NetSuite 教學 01】報表權限設定：搞懂「對象」與「存取」

Oracle NetSuite 教學 ／ 第 01 篇 · 報表與權限

分享 NetSuite 報表時，「對象」和「存取」看起來都有角色、部門與員工清單，卻是在處理不同的事。先分清楚「讓對方找到報表」與「讓對方有權限開啟」，就比較容易知道兩邊該怎麼選。

這套設定適用於一般報表產生器（Report Builder）及財務報表產生器（Financial Report Builder）的自訂報表，不限於財務報表。以下以管理員操作為例。

文章目錄

1. 先用兩句話分清楚
2. 用一個例子看懂兩邊怎麼選
3. 實際設定的五個步驟
   1. 步驟一：開啟更多選項
   2. 步驟二：在對象選擇分享給誰
   3. 步驟三：決定是否限制部門
   4. 步驟四：有需要再設定存取
   5. 步驟五：儲存後請接收者測試
4. 常見問題

先用兩句話分清楚

對象：這張報表，要放進誰的報表清單？

把某個角色或人員放進「對象」，是為了讓他在「所有已儲存報表」中找到這張表。至於點進去能不能使用，還要看他原本的權限。

存取：有人原本權限不夠，這一張要不要額外給他用？

如果某人原本不能執行這類報表，但你確定這張報表可以提供給他，管理員可在「存取」對這份自訂報表額外放行。Oracle 分享報表說明、Oracle 存取分頁說明

所以，兩邊不用選一樣的人；「存取」留白，也不代表沒有人能用。 原本權限已足夠的人，通常只需設定分享對象。

用一個例子看懂兩邊怎麼選

假設有一份自訂報表，要分享給使用者 A 和 B：

• A 原本就有這類報表所需的權限：在「對象」加入 A，讓他從清單找到；不必再為 A 設定額外存取。
• B 原本沒有這類報表所需的權限：只加到「對象」仍可能開不了。若確認內容可提供給 B，再在「存取」加入 B，並測試實際結果。

「存取」是需要額外放行的名單，不是整張報表的所有讀者名單。若希望對方也能從報表清單找到，仍應設定「對象」。

另外，沒放進「對象」，不等於一定被禁止開啟。 Oracle 說明，原本有權查看相關資料的人，仍可能透過搜尋或已知連結開啟自訂報表。因此，不應只靠「對象」隱藏敏感報表，還要核對角色與資料權限。Oracle 自訂報表分享規則

實際設定的五個步驟

步驟一：開啟更多選項

從「報表 → 已儲存的報表 → 所有已儲存報表」找到目標報表，按「編輯」。若已在報表結果頁，也可按下方「自訂」，再進入「更多選項」。

不同報表的產生器外觀可能略有差異；以下整理操作位置與設定欄位，實際畫面請以系統為準。

步驟二：在對象選擇分享給誰

依需求選取角色、指定員工或群組。這些是分享方式的選項，不需要每個欄位都填。

若按角色分享，就在「內部角色」選取目標角色；只給特定人員使用時，可選擇「員工」；以團隊維護名單時，可使用「群組」。需要多選時，依 Oracle 文件按住 Ctrl 再點選，完成後確認先前的選取仍保留。Oracle 對象設定說明

步驟三：決定是否限制部門

只依角色分享時，部門可以不選。若希望限定某部門中的特定角色，則同時選角色與部門；使用者須同時符合這兩項條件。

若另外指定員工或群組，那些對象還可能透過另一條分享途徑符合。設定部門時，也要檢查其他已選名單。Oracle 對象條件說明

步驟四：有需要再設定存取

先確認對方使用的角色，是否本來就能執行這類報表：

• 原本可以使用：通常不需要再加到「存取」。
• 原本權限不足，但確定這張可以給他用：在「存取」選取需要額外放行的角色或人員。

這個分頁可能讓使用者看到原本受限制的報表資料，因此只加入確定需要放行的對象。Oracle 存取注意事項

步驟五：儲存後請接收者測試

按「儲存」。如果出現覆寫提示，確認報表名稱後按「確定」；要另外保留一份時，才使用「另存新檔」。

重新開啟設定，確認名單已保存，再請接收者用自己的帳號與實際角色，從報表清單開啟，測試期間切換及需要的匯出功能，並確認資料範圍正確。

若仍出現錯誤，先看錯誤訊息，再檢查該類報表所需的角色權限。銷售、庫存、應收等報表可能對應不同權限，應依報表種類查核。Oracle 報表權限說明

常見問題